Verkauf Aufträge Dieses Modul ist eines der Kernmodule von Kontor. Hier werden Aufträge bearbeitet und verwaltet. Technisch gesehen ist ein Auftrag ein Vorgang, der die bestellten Produkte eines Kunden beinhaltet, mit sämtlichen Konditionen, Preisen und Sonderwünschen. Mit Hilfe des Auftrags werden Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen erzeugt, je nach Komplexität des Auftrags und Lieferfähigkeit können dabei auch beliebig viele Teillieferungen und Teilrechnungen entstehen. Sobald ein Auftrag komplett geliefert und berechnet ist, wird er als „erledigt“ angesehen und in den Bereich „Erledigte Aufträge“ gestellt. Schnellübersicht über die Funktionen Erfassung von Aufträgen Drucken und Versenden von Belegen Sammelrechnungen erstellen Nachbestellen von Artikeln Registerkarten Details In diesem Register erhalten sie genauere Informationen über die ausgewählten Aufträge. Vorgänge/Versand In diesem Register erhalten sie Einzelheiten zum auftragsspezifischen Datum, Dienst, Sendungsnummer und Tracking-URL. Zahlungen Einzelheiten, wie Zahldatum, Rechnungsnummer, Bearbeiter, Betrag und Text, werden für den Nutzer dargestellt. Archiv Mit diesem Register erfahren sie Einzelheiten zum auftragsspezifischen Datum, Belegnummer, Beleg, Betrag in Netto und Brutto, Währung und Stornodatum. Konditionen Zur Modifikation der Verkaufskonditionen, die für den Kunden aus seinen Kundenstammdaten übernommen wurden, können Sie zusätzlich noch die Eingabefelder auf der Registerkarte „Konditionen“ anpassen. Preisliste Die Preisliste steuert unter anderem die Preisfindung im Auftrag, sowie die Währung und die Mehrwertsteuer-Berechnung. Bei Privatkunden kommt zumindest eine Preisliste mit „Bruttopreisen“ zum Einsatz (Preise inkl. MwSt.), bei Firmenkunden hingegen Nettopreislisten (Preise zzgl. MwSt.). Zahlungsart Die Zahlungsart, die Sie hier festlegen, wird für alle Rechnungen verwendet, die aus dem Auftrag erzeugt werden. MwSt. Je nach Einstellung der Preisliste wird die MwSt. für die entsprechenden Positionen berücksichtigt. Rabatt Dies ist ein Preisnachlass, der für alle Artikel angesetzt wird, die neu in den Auftrag aufgenommen werden. Sammelrechnungen erstellen Kontor kann automatisch Sammelrechnungen erstellen, wenn Sie dies im Auftrag so eingestellt haben. Diese Funktion wird über die Checkmarke „Sammelrechnung erstellen“ im Auftragskopf/Registerkarte „Konditionen“ aktiviert. Auch beim Kunden kann dies als Standardwert für neue Aufträge hinterlegt werden. Wichtige Felder zur Programmsteuerung Ist bei einem Auftrag diese Checkmarke gesetzt (Registerkarte Details > Konditionen: Checkbox „Sammelrechnungen erstellen“) und ein Lieferschein für diesen Auftrag wird gedruckt, bucht Kontor die gelieferten Positionen in einen neuen separaten "Auftrag", die Sammelrechnung. Sammelrechnungen werden in Kontor mit der Auftragsart „SA“ versehen, die Vorgangsnummern lauten dann z. B. „SA 100001“, „SA 100002“ usw. Im Originalauftrag werden die gelieferten Positionen zusätzlich mit dem Status „RG – Rechnung gedruckt“ versehen. Dies verhindert, dass diese Positionen doppelt berechnet werden können, denn die Rechnung soll ja aus dem Vorgang der Sammelrechnung gedruckt werden. Auf diese Weise können pro Kunden die Lieferungen über einen beliebigen Zeitraum in der Sammelrechnung gesammelt werden, z. B. bis zum Monatsende. Am Monatsende können dann alle Sammelrechnungen gedruckt werden. Sie können hier auch die  Funktion „Stapeldruck“ verwenden, um alle Sammelrechnung in einem Druckjob ausgeben zu lassen. Nach Ausgabe der Sammelrechnung werden diese in den Status „erledigt“ gestellt und mit der nächsten Lieferung wird dann die neue Sammelrechnung aufgebaut. Vertreter und Provisionssatz Die Werte dieser Felder wirken sich auf eine Provisionsabrechnung aus, die Sie aus den erzielten Umsätzen erstellen können. Sprachcode Eine wichtige Auswirkung des Sprachcodes ist, dass die Beschriftung der Formulare, wie z.B. Lieferscheine oder Rechnungen durch ihn beeinflusst werden kann. In Kontor sind in der Standardeinstellung neben den deutschen Formularbeschriftungen auch englische hinterlegt. Wenn Sie weitere Sprachen für Ihre Formulare benötigen, können Sie dies über die Kontor Firmeneinstellung anpassen. Werbetext Dies ist ein Text, der am Ende von Formularen im Seitenfuß dargestellt wird, Sie können diesen Bereich für kurze Zusatztexte nutzen, wie z.B. Hinweise auf Betriebsferien o.Ä. Erstellen eines neuen Auftrags Ein neuer Auftrag kann auf verschiedene Arten erzeugt werden. Möglichkeiten, die hier nicht thematisiert werden, sind das automatische Einlesen von Aufträgen aus einem Webshop oder anderen internetgestüzten Systemen, oder das direkte Anlegen eines Auftrags über die Kundenmaske oder aus dem CRM-Modul. Wir gehen hier den „klassischen Weg“ und starten einen neuen Auftrag durch Klicken der Schaltfläche „Neu“ in der Toolbar der Bildschirm-Maske. Video Kontor R4 Modular: Auftrag erstellen Video Kontor R4 Modular: Auftrag aus Angebot erstellen Eingabe der Auftragskopfdaten Die Auftragsnummer wurde unter Zuhilfenahme der Auftragsart automatisch gebildet. Nun müssen die sogenannten „Kopfdaten“ des Auftrags erfasst werden; für Lieferung und Zahlung. Den Kopfdaten untergeordnet sind die „Positionsdaten“. Jeder Datensatz innerhalb der Positionsdaten eines Auftrags umfasst die Angabe zu einem Produkt, das der Kunde bestellt hat. Bei der Erfassung eines neuen Auftrags sind folgende Eingabefelder von Bedeutung: Kunde Hier können Sie entweder direkt mit der Kundennummer suchen, durch Eingabe der Kundennummer und Betätigung der [Enter]-Taste oder der [F3]-Funktionstaste. Alternativ dazu können Sie komfortabel über das Kundenmodul suchen, indem Sie auf das Suchsymbol klicken. Aus der Kunden-Listenansicht können Sie den gewünschten Kunden dann mit Doppelklick, [F10] oder durch Klicken auf das Symbol „Übernehmen“ in der Symbolleiste aufnehmen. Wenn es sich um einen neuen Kunden handelt, können Sie diesen auch direkt aus dem Auftrag heraus neu anlegen. Gehen Sie dann zunächst über das Suchsymbol in die Kundenmaske und legen den neuen Kunden dort dann mit der Funktion „Neu“ auf die gewohnte Weise an. Details zur Erfassung eines neuen Kunden erfahren Sie hier. Nachdem Sie den Kunden ausgewählt haben, erscheint die Rechnungsanschrift des Kunden im Anschriftenfeld der Aufgabenmaske. Datum und Bearbeiter Diese Felder werden von Kontor automatisch ausgefüllt und können bei Bedarf geändert werden. Rechnung/Kontakt Die Rechnungsadresse wurde bereits über die Kundensuche festgelegt. Sollte sich die Rechnungsadresse des Kunden geändert haben, können Sie über das Aktionsmenü des Adressfelds die Rechnungsadresse bearbeiten. Der für diesen Auftrag zuständige Ansprechpartner wird von ihnen ausgewählt. Ähnlich wie bei der Kundenauswahl können Sie auch hier direkt einen neuen Ansprechpartner erstellen, wenn es sich um einen neuen Kontakt handelt. Lieferung Die Lieferadresse für den Auftrag kann ebenfalls variiert werden. Durch die Kundensuche wurde hier bereits die Standard-Lieferadresse des Kunden vorselektiert, wenn Sie eine solche in den Kundenstammdaten vorgesehen haben. Wenn der Kunde keine separate Lieferadresse zugeteilt hat, übernimmt Kontor zunächst die Rechnungsadresse als Lieferadresse. Über das Adressfeld „Lieferadresse“ können Sie wie bereits zuvor beschrieben entweder eine vorhandene Lieferadresse des Kunden auswählen oder auch eine Lieferadresse komplett neu eingeben. Liefertermin Dies ist der Ziel-Liefertermin für den Auftrag. Sie können hier entweder über die Kalender funktion ein Datum einfügen oder auch den Termin in der „KW-Schreibweise“, z.B. „45/2009“. Hierbei würde es sich dann um die Kalenderwoche 45 aus dem Jahr 2009 handeln. Versandart Geben Sie hier die gewünschte Versandart für den Auftrag an. Wenn Sie eine der Versandschnittstellen nutzen von Kontor nutzen, ist diese Angabe, z.B. entscheidend dafür, über welchen Versanddienstleister der Versand abgewickelt wird. Lager Die Angabe des Lagers wirkt sich auf die Bestandskontrolle und die Verbuchung des Warenausgangs bei Erstellung einer Lieferung aus. Wenn Sie mit mehreren Lagern arbeiten, können Sie hier ein Lager wählen. Ansonsten steht „1“ immer für das Standardlager, das zur Auslieferung verwendet wird. Die Lagerbestandskontrolle beim Druck des Lieferscheins kann in den Grundeinstellungen / Grundeinstellungen angepasst werden. Referenz Dieses Feld dient der Angabe von Referenznummern, wie z.B. einer Kundenauftragsnummer, die durch den Kunden gemacht wurde. Bemerkungen Hier können Sie einen Text als Bemerkung hinterlegen. Shop-Name In diesem Feld erscheint der Namen des Webshops, wenn der Auftrag aus einem Webshop oder einer anderen externen Plattform importiert wurde. Für manuell erfasste Aufträge ist es normalerweise ohne Bedeutung. Eingabe der Auftragspositionen Wurde der Auftragskopf gefüllt und mit der Schaltfläche "Speichern" bestätigt, dann öffnet sich das Fenster "Auftrag // Position", zur Eingabe der Auftragspositionen, die nacheinander eingegeben werden können. Neben der Eingabe der Menge, der Artikel-Nr. und des Preises, kann hier außerdem der Liefertermin und das Lager positionsbezogen geändert werden. Desweiteren können hier Positionstexte oberhalb und unterhalb des Artikels eingeben werden. Nach der Eingabe einer Auftragsposition wird diese mit der Schaltfläche "Speichern" dem Auftrag zugefügt und es öffnet sich automatisch die nächste Position zur Eingabe. Sind alle Positionen eines Auftrages erfasst, so kann die Eingabe mit der Betätigung der "ESC"-Taste abgebrochen werden. Eingabe Auftragspaket Neu ab Version Kontor Modular ist die Erfassung eines Paketes mit vordefinierten Artikeln. Über die Auswahlliste wählen Sie das gewünschte Paket, passen auf Wunsch die Artikel an und speichern bei Bedarf die Zusammenstellung der Artikel als neues Paket. Lassen Sie den Verkaufspreis automatisch kalkulieren oder bestimmen Sie einen Paketpreis. Lieferschein und Rechnung generieren Um einen Auftrag abzuschließen müssen entsprechende Belege erstellt werden. Hierfür wählen Sie die Schaltfläche "Einzeldruck". Über die Schaltfläche "Auswahl ändern" können Sie die zu druckenden Belegart wählen auswählen. Über den "Ausgabemodus" wählen Sie, ob die Belege gedruckt, oder zusätzlich per Fax oder E-Mail versendet werden sollen. Soll ein Auftrag nur zum Teil versendet werden, so besteht die Möglichkeit über die Schaltfläche "Teilauftrag auswählen" den Auftrag entsprechend zu splitten. Welche Belege bereits für einen Auftrag generiert wurden, ersehen Sie in der Spalte "Druckstatus" in der Listenansicht der Aufträge. Video Kontor R4 Modular: Rechnung erstellen Bei Lieferant bestellen Sie können Positionen aus einem erstellten Auftrag direkt beim Lieferanten bestellen. Bevor die Bestellungen erstellt werden, öffnet sich ein Vorschaufenster, mit der Möglichkeit Anpassungen vorzunehmen. Über die rechte Maustaste auf der Artikelzeile erhalten Sie eine Auswahl der Anpassungsmöglichkeiten. Im oberen Bereich des Vorschaufensters können Sie nach Artikel oder Lieferanten filtern. Mit "Bestellungen erstellen" werden die Positionen nach Lieferant zusammengefasst und die generierten Bestellungen finden Sie im Modul "Bestellungen" bereit zum Druck oder bereit für weitere Anpassungen. Rückstände In der Rückstandübersicht werden alle offenen Auftragsmengen mit dem jeweiligen Liefertermin und dem momentan verfügbaren Lagerbestand auflistet. Dabei werden die Artikel je nach Lieferbarkeit in drei "Klassen" unterteilt: "L" (grün): Auftragsmenge kann komplett geliefert werden "T" (gelb): Auftragsmenge kann teilweise geliefert werden "X" (rot): Auftragsmenge kann nicht geliefert werden Aus der Liste können per Mehrfachauswahl die gewünschten Artikel selektiert werden und dann über die Schaltfläche "Fakturierung" in einem einzigen Arbeitsschritt geliefert/berechnet werden. Auf diese Art können per Stapeldruck mehrere Vorgänge in einem Durchlauf verarbeitet werden. VÜber die Registerkarte „Bearbeiten“ des oben befindlichen Menübandes lassen sich mit einem Klick auf die Schaltflächen diverse Aufgaben bequem neu anlegen. Diese Aufgabe wird dann sogleich in der Aufgabenliste neben den Dashboards und den Schnellreports angezeigt. Über die Registerkarte „Verwaltung“ des oben befindlichen Menübandes lassen sich mit dem jeweiligen Klick auf die Schaltflächen Datenbefehle ausführen, das Dokumenten-Management starten, ein Direktexport von ausgewählten Daten nach Excel vollziehen oder der Datenbestand aktualisieren.Kunden Die Kundenverwaltung ist ein zentrales Modul, das die Verwaltung der Kundendaten und den komfortablen Zugriff auf alle kundenspezifischen Vorgänge ermöglicht. Dies sind z.B.: Kundenkonditionen Vorgangshistorie Verkaufs- und Umsatzhistorie Offene Aufträge Verknüpfte Dokumente Das Modul Kundenstamm ermöglicht Ihnen zum einen neue Stammdaten zu erfassen und zu ändern, sowie auch Einsicht in die bestehenden Vorgänge zu nehmen und diese über Hyperlinks in die zugehörigen Details zu verzweigen. Registerkarten Informationen/Vorgangshistorie Chronologische Übersicht aller Vorgänge und Dokumente des aktuellen Kunden. Die Vorgangshistorie wird von Kontor automatisch gebildet, zum Beispiel beim Erstellen von Aufträgen, Belegen oder E-Mails. Mit einem Rechtsklick auf den gewünschten Vorgang lässt sich dieser öffnen. Konditionen Die Informationen in diesem Register bilden die Basis für die Auftragsabwicklung. Details zu den einzelnen Feldern entnehmen Sie bitte der Aufstellung unten. Historie Chronologische Aufstellung der letzten Verkäufe an den aktuellen Kunden. Mit Rechtsklick auf die gewünschte Zeile gelangen Sie in das Modul Umsatzdetails oder zu den Artikelinformationen Auftragsstatus Übersicht der offenen Aufträge des aktuellen Kunden. Mit Rechtsklick auf die gewünschte Zeile gelangen Sie in das Modul Aufträge. Offene Rechnungen Übersicht der offenen Rechnungen des aktuellen Kunden. Die Verwaltung und Buchung von Zahlungen erfolgt im Modul Mahnwesen. Kommissionslager In Kontor ist es möglich, Kunden ein Kommissionslager zuzuweisen. Dieses Lager enthält Artikel, die Sie dem Kunden auf Kommission geliefert haben. In diesem Register werden alle Artikel des aktuellen Kunden aufgelistet, die sich zur Zeit in seinem Kommissionslager befinden. Umsatzübersicht Bei Verkäufen bildet Kontor automatisch eine Umsatzübersicht, die nach Monaten und Jahren sortiert ist. Wichtige Felder zur Programmsteuerung Kundennummer Die Kundennummer wird normalerweise von Kontor anhand eines Nummernkreises automatisch vergeben. Dies geschieht z.B. auch bei der automatischen Anlage von Kunden, beim Import von Internet-Aufträgen. Sie können bei der manuellen Kundenanlage jedoch auch wählen, ob Sie die Kundennummer manuell vergeben möchten. Wenn Sie dies der Fall ist, beachten Sie bitte, dass Sie einen Nummernbereich wählen, der sich nicht mit den Standard-Nummern überschneidet. Kundengruppe Dieses Feld ermöglicht Ihnen eine Strukturierung Ihres Kundenstamms, die für statistische Zwecke verwendet werden kann. Zahlungsart Standard-Zahlungsart wird festgelegt, die in neue Aufträge übernommen wird. Diese kann man im Auftrag individuell abändern. Versandart Standard-Versandart wird festgelegt, die in neue Aufträge übernommen wird. Diese kann man im Auftrag individuell abändern. Preisliste Die Preisliste ist ein wichtiges Feld, über welches die Preisfindung der Auftragsabwicklung maßgeblich gesteuert wird. Weitere Infos zur Verwendung von Preislisten finden Sie hier. Standard-VK Im Kontor Artikelstamm können Sie standardmäßig jedem Artikel drei Verkaufspreise zuordnen: Vk1, Vk2, Vk3. Der Standard-VK legt den Wert fest, der für den aktuellen Kunden verwendet werden soll. Achtung: Die Preisfindung kann durch die Verwendung des Moduls Listen- und Sonderpreise gesteuert werden. MwSt Mit diesem Feld legen sie den Standard-Mehrwertsteuer Satz fest, der für den Kunden gelten soll. Bei Auslandskunden außerhalb der EU oder bei Firmenkunden in der EU mit UST-ID Nummer können Sie hier den Wert „0“ eintragen. Liefersperre Kennzeichen, welches verhindert, dass in der Auftragsabwicklung Belege für den Kunden erstellt werden können. Die Erfassung von Aufträgen für Kunden mit Liefersperre ist dennoch möglich. Sammelrechnungen erstellen Hier können Sie steuern, ob Kontor Lieferungen an den Kunden in einer Sammelrechnung buchen soll. Die Sammelrechnung ist ein spezieller Auftrag, der die Lieferungen über einen gewissen Zeitraum sammelt. Es können dann, z.B. am Monatsende, alle Lieferungen in einer Sammelrechnung fakturiert werden. Teillieferungen Hier können Sie einstellen, ob das Modul Rückstandsverwaltung Teillieferungen generieren soll, wenn ein offener Auftrag des Kunden nicht vollständig geliefert werden kann. Werbetext Hier können Sie einen Werbetext vorkonfigurieren, der am Ende von Aufträgen oder Angeboten automatisch gedruckt wird. Bestimmungsland Land, das dem Kunden zugeordnet ist. Wichtig zur Steuerung der Übergabe an eine FiBu. Sprache Mit dieser Einstellung legen Sie fest, in welcher Sprache die Belege für den Kunden erstellt werden sollen. Kontor unterstützt die Verwendung beliebig vieler unterschiedlicher Sprachen für Ausgabebelege. Lieferadresse Zuordnung der festen Lieferadresse, die als Standard-Lieferadresse mit in neue Aufträge übernommen wird. Die Lieferadresse lässt sich im Auftrag dennoch individuell abändern. FiBu-Konto Personenkontonummer zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung. USt.-IDNR Umsatzsteuer ID-Nr. für EU-Kunden. Das Addins "Notizen" und "Lesezeichen" sind hier sehr hilfreiche Features. Video Kontor Modular: Addin Notizen - Informationen können Kunden zugeordnet und gespeichert werden. Video Kontor Modular: Addin Lesezeichen - Ausgewählte Daten können gruppiert und gespeichert werden.Angebote Mit dem diesem Modul erstellen Sie Angebote für Kunden und Interessenten. Sie können schnell und flexible auf Anfragen reagieren. Nimmt ein Kunde oder Interessent das Angebot an, besteht die Möglichkeit, einfach aus dem Angebot einen Auftrag zu erstellen. Wie in anderen Modulen auch, sehen Sie in der Maske "Angebote" eine Listenansicht im oberen Bereich des Bildschirms und eine Detailansicht im unteren Bereich. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Seite "Programmaufbau". Video Kontor Modular: Angebot erstellen Video Kontor Modular: Auftrag aus Angebot erstellen Details Unter dem Reiter "Details" befinden sich Artikelinformationen der im Angebot enthaltenen Artikel. Konditionen Unter Konditionen sind die das Angebot betreffenden Einstellungen zu finden, wie Versandart, Zahlungsart, MwSt, Rabatt usw.. Diese Informationen werden in den Stammdaten des Kunden hinterlegt, und automatisch bei der Auswahl des Kunden in das Angebot übernommen. Diese können aber an dieser Stelle bezogen auf das entsprechende Angebot verändert werden. Bei der Erfassung eines neuen Angebotes werden wieder die Konditionen aus dem Kundenstamm übernommen. Archiv Im Reiter Archiv sehen Sie alle zum Angebot erstellten Belege. Eine direkte Verknüpfung zum entsprechenden Beleg im Belegarchiv ist integriert über die Schaltfläche "Archiv öffnen". Wichtige Felder zur Programmsteuerung Angebots-Nr. Die Angebotsnummer wird automatisch von Kontor R4 vergeben. Kunden-Nr. Nach der Wahl eines Kunden werden kundenbezogene Voreinstellungen für dieses Angebot übernommen. Referenz Die Referenz wird auf verschiedenen Formularen dargestellt. In der Regel wird hier der Bezug vom Angebot zum Kunden beschrieben. Kontakt Angebotsadresse Hinter dieser Adresse verbirgt sich die Rechnungsadresse des Kunden. Diese wird auf Formularen verwendet. Ansprechpartner Sie können für jeden Kunden einen oder mehrere Ansprechpartner erstellen bzw. zuordnen. Der Hauptansprechpartner des Kunden wird als Ansprechpartner in das Angebot übernommen. Lieferadresse Hinter dieser Adresse verbirgt sich die Lieferadresse des Kunden. Diese wird auf Formularen verwendet. Sollte keine Lieferadresse angegeben werden, wird automatisch die Rechnungsadresse verwendet. Liefertermin Der Liefertermin wird auf Formularen verwendet und nimmt Datum oder Kalenderwochen an. Ein Beispiel ist „K34“. Versandart Die Vorauswahl ist vom entsprechenden Kunden abhängig. Sie können jederzeit weitere Versandarten hinzufügen bzw. einen anderen auswählen. Dieser wird ebenfalls auf Formularen dargestellt. Lager Diese Einstellung gibt nur für neue Positionen das Lager vor. Wenn Sie für existierende Positionen das Lager ändern möchten, müssen Sie die einzelnen Positionen bearbeiten. Bemerkung Das Bemerkungsfeld steht ihnen für zusätzliche Informationen zur Verfügung. Dieses Feld wird standardmäßig nicht auf den Formularen Dargestellt und ist für interne Zwecke vorbehalten. Konditionen Diese Vorauswahl ist vom entsprechenden Kunden abhängig und wird nach der Auswahl eines Kunden geladen. Bitte beachten Sie auch hier, dass diese Einstellungen zum Teil für die Erstellung neuer Positionen verwendet werden und eine Änderung keine Auswirkung auf die bestehenden Positionen hat. Preisliste Auf Grundlage der Einstellungen einer Preisliste werden die Preise der einzelnen Positionen berechnet. Zahlungsart Die Zahlungsart ist in verschiedenen Modulen wie z.B. im Rechnungsausgang, Vorkasse oder Versandschnittstelle mit verschiedenen Funktionen verbunden. MwSt. Je nach Einstellung der Preisliste wird die MwSt. für die entsprechenden Positionen berücksichtigt. Standard VK Als Standardpreis wird der Vk1 eines Artikels für den Wert der entsprechenden Position verwendet. 1 für Vk1, 2 für Vk2 und 3 für Vk3. Sammelrechnungen erstellen Ist diese Option gesetzt, dann wird dieser Auftrag beim Druck einer Sammelrechnung hinzugefügt. Die Sammelrechnung ist im Grunde ein weiterer Auftrag, wobei diese Option ausgeschaltet ist. Sie können also z.B. am Ende des Monats eine komplette Rechnung erstellen. Angebotsart Auf Grund der Angebotsart, werden je nach Arbeitsablauf Angebote in andere Ordner verschoben oder nur bestimmte Beleg zum Druck zur Verfügung gestellt. Sprache Formulare unterstützen mehrere Sprachen. Diese Einstellung entscheidet, welche Sprache das Formular beim Druck verwendet. Sie können in der Übersetzungstabelle beliebige Sprachen bearbeiten und hinzufügen. Werbetext Mit Werbetexten können Sie ihren Kunden auf den Belegen eine Nachricht übermitteln. Werbetexte müssen Vordefiniert werden und stehen danach zur Auswahl. Ordner Diese Einstellung zeigt den aktuellen Ordner an. Sie können einen Auftrag über diese Einstellung in einen anderen Ordner verschieben oder die dafür entsprechende Funktion im Menü verwenden. Verkaufsplattformen synchronisieren Das Synchronisierungscenter soll Sie beim Synchronisieren von Datenbeständen auf Ihren E-Commerce-Plattformen (diverse Handelsplattformen und Online-Shops) unterstützen. Wenn Sie eine Plattform mit Kontor synchronisieren möchten, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Allgemeine Hinweise Das Kontor.NET Synchronisationscenter, zu finden im Register „Verkauf“, steuert den gesamten Datenaustausch mit dem Webshop und anderen Verkaufsplattformen. Der Datenaustausch umfasst z.B. Warengruppen, Artikel, Bilder, Kunden und Aufträge. Screenshot Daten synchronisieren Wählen Sie im Synchronisationscenter  die gewünschte Verkaufsplattform und starten die entsprechende Aktion entweder per Doppelklick oder per rechte Maustaste "Diese Aktion starten". Video Kontor Modular: Sync Center Akion starten Automatikmodus Das Synchronisationscenter bietet über die Schaltfläche „Automatikmodus“ die Möglichkeit, alle Aktionen, die für eine automatische Synchronisation vorgesehen sind, periodisch zu starten. So gelangen z.B. sämtliche neuen Aufträge automatisch in der Auftragsabwicklung von Kontor.NET CSV-Datenimport Abb.: Datenimport für Synchronisationscenter: Systemeinstellung / Datenimport In den Systemeinstellungen finden Sie im Menü „System/Datenimport“ eine konfigurierbare CSV-Importfunktion. Kundendaten und Auftragsdaten importieren Die einfachste Möglichkeit ist es, zu Beginn sämtliche Aufträge aus dem Shop zu importieren. Dabei werden dann natürlich auch die zugehörigen Kundendaten importiert. Sie starten den Import der Aufträge wie oben beschrieben im Kontor.NET Synchronisationscenter. Die müssen die Importfunktion vor dem ersten Start jedoch so konfigurieren (Rechtsklick auf die Aktion), dass alle abgeschlossenen Aufträge importiert werden, da Kontor.NET standardmäßig nur neue Aufträge importiert. Bitte informieren Sie sich in der Onlinehilfe über Einzelheiten zur Konfiguration der Synchronisationsaktionen. Nachdem der Import der Auftragsdaten angeschlossen ist, müssen Sie Konfiguration des Auftragsimportes natürlich wieder auf die Standardeinstellungen zurücksetzen. Außerdem ist es erforderlich, die importierten Aufträge in der Auftragsabwicklung in den Ordner „E01-Erledigt“ zu verschieben, damit die Aufträge von Kontor nicht als neu behandelt werden. Neue Verkaufsplattform einrichten Um mit einer Verkaufsplattform arbeiten zu können, muss die jeweilige Verkaufsplattform zunächst konfiguriert werden. Dazu müssen die Anmeldedaten bereitgestellt werden, um Kontor R4 die Möglichkeit zu geben, auf die jeweiligen Daten zuzugreifen. Um eine neue Verkaufsplattform einzurichten, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Neue“, und Sie gelangen in den Konfigurationsdialog. In diesem Dialog können Sie zunächst die gewünschte Verkaufsplattform wählen. Zusätzlich können Sie über die Schaltfläche „Detailkonfiguration“, bestimmte Feineinstellungen vornehmen, die für die jeweilige Verkaufsplattform spezifisch sind. Wenn Sie eine eBay-Verkaufsplattform einrichten möchten, müssen Sie zusätzlich über den auf der linken Seite anzeigten Hyperlink „eBay-Token“ ein sogenanntes „Token“ auf der eBay-Website anfordern, welches Kontor.NET den Zugriff auf Ihren Ebay-Account ermöglicht. Nach dem Erstellen wird die neue Verkaufsplattform in der Hauptübersicht angezeigt. Wenn Sie später die Einstellungen noch einmal bearbeiten wollen, können Sie dies tun, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Symbol klicken. Video Kontor Modular: Neue Verkaufsplattform einrichten Aktionen pro Verkaufsplattform konfigurieren Jede Verkaufsplattform unterstützt mehrere Aktionen, die Kontor.NET auf der Verkaufsplattform ausführen kann. Die zur Verfügung stehenden Aktionen können und müssen einzeln konfiguriert werden. Wenn Sie bestimmte Aktionen nicht benötigen, können die Aktionen auch gelöscht werden, sie werden dann nicht ausgeführt. Nach der Anlage einer Verkaufsplattform werden Ihnen zunächst die Standard-Aktionen angezeigt. Neben den Standardaktionen gibt es u. U. auch spezielle Aktionen, die manuell hinzugefügt werden können. Dies können Sie tun, indem Sie mit der rechten Maustaste in den Anzeigebereich der Aktionen klicken, und dann auswählen: „Neue Aktion hinzufügen“. Um die Einstellungen für eine einzelne Aktion zu ändern, klicken Sie bitte die Aktion mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie "„Eigenschaften“. Aktionen für automatischen Aufruf konfigurieren Nachdem Sie alle Aktionen konfiguriert und einzeln getestet haben, möchten Sie vielleicht bestimmte Aktionen so einstellen, dass die jeweilige Aktion standardmäßig bei jeder Datensynchronisation ausgeführt wird. Sie können dies tun, indem Sie als Startmodus der Aktion „automatisch“ einstellen. Diese Einstellung bewirkt dass die Aktion immer ausgeführt wird, wenn Sie die Schaltfläche „Alle Vorgänge aktualisieren“ anklicken, oder wenn das Programm im Automatikmodus arbeitet, und alle Aktionen nach einem voreingestellten Zeitintervall abgerufen werden. Den Automatischen Aufruf konfigurieren Automatikmodus Im Automatikmodus können Sie ein Zeitintervall vorgeben, nach dessen Ablauf alle Aktionen ausgeführt werden, die als „automatisch ausführen“ konfiguriert sind. Das Programm arbeitet dann selbstständig und synchronisiert somit Ihre Daten ohne irgendwelche manuellen Eingriffe. Bitte beachten Sie, den Automatikmodus abzustellen, um wieder oder an einem anderen Arbeitsplatz manuell arbeiten zu können, da der Zugriff ansonsten blockiert wird. Verlauf Das Kontor.NET Synchronisationscenter, zu finden im Register „Verkauf“, steuert den gesamten Datenaustausch mit dem Webshop und anderen Verkaufsplattformen. Der Datenaustausch umfasst z.B. Warengruppen, Artikel, Bilder, Kunden und Aufträge. Neue Verkaufsplattformen Neben den bestehenden Verkaufsplattformen ist Kontor.NET grundsätzlich in der Lage, um beliebige zusätzliche Verkaufsplattformen erweitert zu werden. Dies können zum Beispiel sein: bestehende, individuelle Webshops einzelner Kunden Preissuchmaschinen branchenspezifische Portale oder Schnittstellen öffentliche oder private E-Commerce-Handelsplattformen Zur Realisierung einer solchen Schnittstelle sind in der Regel keine Änderungen an Kontor.NET selbst erforderlich, vielmehr kann Kontor.NET um das gewünschte Modul per Addin-Technik erweitert werden. Dies hat den entscheidenden Vorteil, dass derlei Anpassungen wesentlich einfacher & kostengünstiger herzustellen sind als bei den allermeisten anderen Warenwirtschaftssystemen. Die Erstellung des Addins kann durch codegarden oder einen autorisierten Systempartner erfolgen. Kontaktieren Sie uns bitte einfach über unser Internet-Kontaktformularoder per E-Mail an infocodegarden.de. Querverweise in andere Module Daten aus CSV-Dateien nach Kontor.NET per „Administration/Datenimport“ importieren: Die Anleitung dazu befindet sich im Kapitel Datenimport.Disposition Die Aufgabe dieses Moduls ist, die Bestandssituation aller lagergeführten Artikel abzubilden. Dazu werden die aktuell vorhandenen Lagerbestände in Beziehung gebracht zu den reservierten Artikeln aus Kundenaufträgen und nachbestellten Artikeln aus Lieferantenbestelllung. So können Sie leicht für jeden Artikel ablesen, wann dieser wahrscheinlich eine Unterdeckung im Lagerbestand aufweisen wird. Abb.: Anhand dieser Grafik lässt sich beispielhaft die Übersichtlichkeit der Registerkarte „Aufträge / Bestellungen“ erkennen: Aufträge und Bestellungen bedingen die Mengen-Änderungen und die farbliche Darstellung der Artikel-Verfügbarkeiten. Registerkarten Aufträge / Bestellungen Eine Übersicht aller Aufträge und Bestellungen die den ausgewählten Artikel enthalten. Sie sehen Informationen wie Menge pro Auftrag oder Bestellung sowie Termine und verfügbaren Bestand. Sobald dieser Wert rot wird, heißt das, dass zu dem Termin nicht ausreichend Lagerbestand vorhanden ist. Nach Lagern Hier ist ebenfalls eine kurze Übersicht über den aktuellen Lagerstatus zu finden. Bewegungen Hier sehen Sie alle nötigen Details für die Warenbewegungen ausgewählter Artikel. Kontakte Mit dem Modul Kontakte verwalten Sie alle Adressen und Informationen zu ihren Kunden und Lieferanten. Ein Kontakt kann modulübergreifend verwendet werden und ist somit überall zu finden, wo eine Adresse oder Anschrift benötigt wird. Registerkarten Informationen Als Informationen über den aktuellen Kontakt erhalten Sie eine Vorgangshistorie über alle Aktivitäten und können sich damit schnell einen Überblick verschaffen. Bankverbindung Hinterlegen Sie bei Bedarf jedem Kontakt entsprechende Kontodaten und ein Mandat für SEPA-Lastschrift. Sonstiges Im Bereich Sonstiges können Sie verschiedene Informationen wie z.B. Filiale oder Geburtstag zuordnen Wichtige Felder zur Programmsteuerung Typ Sie können jedem Kontakt, je nach Verwendungszweck einen Typ zuordnen. Standardmäßig stehen folgende Einstellungen zur Verfügung. B – Bestelladresse I – Interessent L – Lieferadresse R – Rechnungsadresse Aktiv Standardmäßig ist diese Einstellung gesetzt, sollten Sie aber eine oder mehrere Adressen nicht mehr benötigen oder für eine Verwendung deaktivieren, können Sie diesen Haken nutzen. Anrede Dieses Feld wird für verschiedene automatische Prozesse verwendet bzw. kann verwendet werden, wie z.B. Generierung der Anredeformel („Sehr geehrter Herr Mustermann,“). Adresse / Anschrift In der Regel werden hier die üblichen Daten einer Adresse angegeben. Kontaktdaten Hinterlegen Sie verschiedene Informationen, z. B. E-Mail Adresse und Telefonnummern. Bemerkung Dieses Feld steht ihnen zu Verfügung, Wenn Sie sonstige Informationen zum Kunden hinzufügen möchten. Listen und Sonderpreise Hier lassen sich kundenspezifische Listen- und Sonderpreise hinterlegen. Die hier hinterlegten Preise werden bei der Auftragserfassung vorranging vor den im Artikelstamm hinterlegten Standardpreisen berücksichtigt. Dabei gibt es zwei verschiedene Varianten: a) reine Listenpreise In diesem Fall wird lediglich im Feld "Preisliste" die gewünschte Preisliste für den Artikel erfasst. Das Feld Kundennummer bleibt leer. Damit gelten die Preise für alle Kunden, die diese Preisliste zugeordnet haben. b) Sonderpreise Hier wir zusätzlich zur Preisliste auch das Feld "Kundennummer" erfasst. Damit wird der Preis nur für den zugeordneten Kunden verwendet. Für beide Arten von Preisen lassen sich zusätzlich Mengenstaffeln und auch der Gültigkeitszeitraum eingeben. Allgemeine Hinweise Sie erreichen dieses Modul in Kontor R4 entweder über den Button "Listen direkt aus dem Reiter „Preise“ eines einzelnen Artikel. Für die Händlerpreise entspricht die Vorgehensweise den Angebotspreisen. Auch hier kann der Preis entweder direkt im Artikelstamm (Vk2/Vk3) oder in einer Preisliste (Standardwert „200“) eingegeben werden. Da die Händlerpreise meist als Nettopreise geführt werden, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass diese Einstellung in der von Ihnen verwendeten Händlerpreisliste eingestellt ist. Die Zuordnung des Kunden zur Händlerpreisliste geschieht über das Feld „Preisliste“ in den Kunden-Stammdaten. Privatkunden sollte hier eine Bruttopreisliste zugeordnet sein („100“), Händlerkunden eine Nettopreisliste („200“). Ebenfalls müssen Sie diese Konfiguration bei der Einrichtung der Shopsynchronisation vornehmen: Hier konfigurieren Sie z.B. auf der Registerkarte „Erweitert“: Kundengruppe: „3“ (Händler) / Preisfeld/liste: „Vk3“ bzw. „200“. Mit Klick auf „Neu“ oder „Duplizieren“ wird ein neuer Preis-Satz angelegt. Registerkarten Details Bei den Details lassen sich Artikel- und Kundennummer sowie die jeweilige Preisliste auswählen. Preisstaffeln Kontor Modul Listen-/Sonderpreise VK: Staffelpreise Mit Klick auf den „ ... “-Button können die Preisstaffeln editiert werden. Startwerte und Preise sind frei wählbar. Gültigkeit Hier kann bei Bedarf die Gültigkeitsdauer von z. B. Saison- oder Aktionspreisen eingegeben werden. Besondere Themen KONTOR.NET verfügt in der Standardversion über folgende Logik einen Preis zu ermitteln: 1. Es wird überprüft, ob eine gültige Sonderpreisvereinbarung des aktuellen Kunden für den Artikel besteht. Ist das der Fall, wird dieser Preis vorrangig verwendet. 2. Ist dies nicht der Fall, greift Kontor.NET auf den im Artikelstamm hinterlegten Standardpreis zu. Dieses Preisfindungsschema ist nicht "fest verdrahtet", sondern kann auf einfache Weise den Bedürfnissen des Kunden angepasst werden (z.B. Rabattgruppen, Mengenstaffeln u.v.m.).Rabattkonditionen Über Rabattkonditionen kann gesteuert werden, dass unter bestimmten Umständen ein Rabatt vergeben wird. Dazu muss die Rabattgruppe angegeben werden, die im Artikelstamm hinterlegt ist. Rabattkonditionen können ähnlich wie die Listen- und Sonderpreise entweder global für eine Preisliste vergeben werden oder individuell für einzelne Kunden. Registerkarten Details Übersicht der relevanten Informationen Kundennummer Rabattgruppe Preislisten-Nummer Rabatt Wichtige Felder zur Programmsteuerung Über die Registerkarte „Bearbeiten“ des oben befindlichen Menübandes lassen sich mit dem jeweiligen Klick auf die Schaltflächen Rabattkonditionen bearbeiten, neu anlegen oder duplizieren. Über die Registerkarte „Verwaltung“ des oben befindlichen Menübandes lassen sich mit dem jeweiligen Klick auf die Schaltflächen Datenbefehle ausführen, das Dokumenten-Management starten, ein Direktexport von ausgewählten Daten nach Excel vollziehen oder der Datenbestand aktualisieren. Querverweise in andere Module Besondere Themen KONTOR.NET verfügt in der Standardversion über folgende Logik einen Preis zu ermitteln: 1. Es wird überprüft, ob eine gültige Sonderpreisvereinbarung des aktuellen Kunden für den Artikel besteht. Ist das der Fall, wird dieser Preis vorrangig verwendet. 2. Ist dies nicht der Fall, greift Kontor.NET auf den im Artikelstamm hinterlegten Standardpreis zu. Dieses Preisfindungsschema ist nicht "fest verdrahtet", sondern kann auf einfache Weise den Bedürfnissen des Kunden angepasst werden (z.B. Rabattgruppen, Mengenstaffeln u.v.m.).