Validierung von Prozessen

Wie werden Prozesse in Kontor MED validiert?

Validierungen sind ein Mittel, wiederkehrende Prozesse zu überwachen. Dies geschieht z.B. in einem Qualitätsmanagementsystem (QM), um festzustellen, ob wichtige Merkmale, Kennzahlen und Ergebnisse ordnungsgemäß und fehlerfrei funktionieren. Das Ergebnis der Validierung OK/NICHT OK wird dabei zusammen mit einem Bericht archiviert. Auf diese Art wird die Validerung detailliert und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert.

Wie häufig und für welche Prozesse solche Validierungen durchgeführt werden müssen, hängt natürlich von den speziellen Erfordernissen des Unternehmens ab. In Kontor MED können validierte Prozesse sehr einfach und flexibel eingerichtet werden. Wir betrachten dazu folgendes Beispiel:

Beispiel: Einzelvalidierung Auftrag

Es soll validiert werden, ob wichtige Parameter in der Abwicklung von Aufträgen korrekt funktionieren. Der Mitarbeiter soll dazu kontrollieren:

• ob die berechneten Preise mit dem Originalauftrag des Kunden übereinstimmen
• ob die Dokumente "Lagerauftrag", "Rechnung" und "Lieferschein" im ERP System archiviert wurden.

Schritt 1: Validierung einrichten

Zunächst wird die allgemeine Beschreibung der Validierung vorgenommen. Zusätzlich wird konfiguriert, ob die Validierung automatisch stattfinden soll oder ober die nur manuell bei Bedarf gestartet werden soll.

Im nächsten Schritt wird ein interaktiver Report erstellt, in dem der Benutzer in zu validierenden Elemente präsentiert bekommt, um sie dort abzuhaken und/oder zu kommentieren. Mit der seiner Unterschrift im Report bestätigt der Benutzer die Vollständigkeit und Korrektheit der Prüfung.

Dieser Report wird nun der Validierung zugeordnet.

Schritt 2: Validierung starten

Die Validierung ist nun eingerichtet und kann auch manuell gestartet werden.

Nach dem manuellen Starten einer Validierung muss im nächsten Schritt noch ausgewählt werden, auf welchen Vorgang sich die Validerung bezieht, also z.B. welcher Auftrag geprüft werden soll. Bei automatischen Validierung wird der Vorgang durch die Software ausgewählt und ist somit zufällig. Auch der Benutzer, der die Validierung durchführen soll, wird vom System festgelegt. Dabei werden allerdings nur die Benutzer berücksichtigt, die in der Konfiguration des Validierungsvorgangs dafür zugeordnet wurden.

Zur Durchführung der Prüfung erzeugt Kontor einen interaktiven Report. Hier kann der Benutzer alle zu prüfenden Elemente bestätigen und auch den Bericht signieren.

Schritt 3: Validierung abschließen.

Nachdem dies geschehen ist, klickt der Benutzer auf "Speichern". Dadurch wird eine PDF Datei für den fertig ausgefüllten Bericht erstellt und im DMS abgelegt. Im Abschlussdialog muss nun nur noch das Gesamtergebnis der Validierung festgehalten werden, danach ist der Vorgang beendet.

Der Prüfbericht kann über die Historie der Validierung jederzeit aus dem DMS abgerufen und angezeigt werden. So sind  die Durchführung und die Details der Validierung jederzeit nachvollziehbar.